Qué etiquetas crear en WhatsApp Business según tu negocio

Antes de crear etiquetas: qué quieres ver

Crea etiquetas para distinguir la etapa, el tipo de asunto o la prioridad que necesitas consultar. Por ejemplo, en una tienda: «Consulta», «Cotizado», «Por pagar» y «Por entregar» te dicen en qué punto está cada pedido.

Antes de tocar nada, escribe en papel tres preguntas reales, como estas:

• ¿A quién le debo una respuesta?
• ¿Quién está esperando que yo haga algo?
• ¿Qué chats se enfriaron?

Si una etiqueta no te ayuda a contestar una pregunta así o a encontrar un tipo de chat que consultas, no la crees.

Cómo se crea una etiqueta y cómo se pone en un chat lo explica la guía para poner etiquetas en WhatsApp Web y en Business. Aquí el tema es qué nombres elegir.

Una aclaración sobre el nombre: la ayuda de WhatsApp Business indica que las etiquetas ahora son listas y que se implementan gradualmente, así que en tu cuenta pueden no estar disponibles. Si en tu aplicación las ves como «Listas» en «Herramientas», usa los nombres de abajo para nombrarlas.

Etapa, tipo y urgencia no son lo mismo

Separa las etiquetas en tres grupos y pon como máximo una de cada grupo en un chat.

• Etapa: en qué punto del proceso está la conversación, incluido de quién es el turno («Esperando al cliente»). Cambia con el tiempo.
• Tipo: qué clase de cliente o de asunto es. Elige una sola forma de clasificar por juego, para que las opciones se excluyan entre sí.
• Urgencia: qué tan pronto conviene atenderlo. Aparece y desaparece.

La ayuda de WhatsApp Business indica que a un chat se le pueden aplicar varias etiquetas, así que no hace falta mezclar los tres grupos en un solo nombre. Una etiqueta como «Cotizado urgente mayorista» te obliga a crear una para cada combinación. Con cuatro etapas, tres tipos y dos urgencias serían 24 etiquetas, más que las 20 que la ayuda indica como máximo. Separadas son nueve.

Para no confundirlas, empieza cada nombre con una marca de su grupo, por ejemplo «E Cotizado», «T Mayorista» y «U Prioritario».

Etiquetas para una tienda

Una tienda necesita saber en qué punto está cada pedido y de quién es el turno. Este juego cubre desde la primera pregunta hasta la entrega:

• Etapa: Consulta, Cotizado, Esperando al cliente, Por pagar, Por entregar
• Tipo: Minorista, Mayorista
• Urgencia: Prioritario, Puede esperar

Un chat de alguien que pidió el precio de diez piezas queda como «E Cotizado», «T Mayorista» y «U Puede esperar». Cuando pague, cambia la etapa a «Por entregar» y revisa si la etiqueta de urgencia sigue correspondiendo.

«Esperando al cliente» separa lo que depende de ti de lo que depende de la otra persona, y así sabes a quién te toca escribir.

Etiquetas para servicios y citas

En servicios, la etapa sigue la agenda: primero la consulta, luego la cita, luego el servicio. El tipo distingue la clase de cliente.

• Etapa: Primera consulta, Cotización enviada, Esperando datos, Cita por confirmar, Cita agendada, Servicio terminado
• Tipo: Persona, Empresa
• Urgencia: Prioritario, Puede esperar

No pongas la fecha de la cita en el nombre de una etiqueta: se queda vieja al día siguiente y obliga a crear otra. La fecha va en un calendario o en una nota. Si lo que buscas es recordar y confirmar citas, revisa cómo recordar citas y turnos por WhatsApp.

Etiquetas para cobranza

En cobranza, la etapa describe el estado del pago, no a la persona. Usa nombres neutros como «Vencido» y evita los que juzgan.

• Etapa: Por vencer, Vencido, Promesa de pago, Esperando respuesta, Pagado
• Tipo: Pago único, Parcialidades, Mensualidad
• Urgencia: Escribir esta semana, Puede esperar

La etiqueta «Promesa de pago» dice que hay un acuerdo, no cuándo vence. Anota aparte la fecha prometida: la etiqueta no la guarda.

Para saber qué escribir en cada etapa, están los ejemplos de mensajes de cobranza por WhatsApp.

Etiquetas para reclutamiento o soporte

Los dos juegos siguen la misma estructura de etapa, tipo y urgencia.

Reclutamiento

• Etapa: Postulación, Entrevista agendada, Documentos pendientes, Esperando al candidato, Oferta, Contratado, Descartado
• Tipo: Vacante ventas, Vacante almacén, Vacante administrativa
• Urgencia: Prioritario, Puede esperar

El tipo aquí es la vacante. Cuando cierras una, retira su etiqueta si ya no la necesitas.

Soporte

• Etapa: Nuevo caso, En revisión, Esperando al cliente, Resuelto
• Tipo: Duda, Falla, Solicitud
• Urgencia: Bloquea al cliente, Sin prisa

Ojo con «Resuelto»: al resolver el caso, retira la urgencia y marca la etapa como «Resuelto». Conserva las etiquetas que necesites para consultarlo después.

Cómo mantenerlas pocas y útiles

Empieza con las etiquetas que necesites y elimina las que no uses. La ayuda de WhatsApp Business indica que puedes crear hasta 20.

Cuatro hábitos las mantienen ordenadas:

1. Un color por grupo. Por ejemplo, azul para las etapas, verde para los tipos y rojo para las urgencias. La ayuda indica que puedes cambiar el color de cada etiqueta. Que el nombre diga todo; el color lo refuerza.
2. Nombres que dicen qué hacer o en qué punto está. «Cita por confirmar» sirve más que «Pendiente», porque «pendiente» no dice de quién es el turno.
3. Revisión semanal. Recorre los chats con urgencia, atiende o quita la etiqueta, y actualiza la etapa de los que avanzaron.
4. Poda mensual. Borra las etiquetas que no usaste. Si dos significan lo mismo, elige un nombre, reclasifica los chats y retira la duplicada. La ayuda indica que puedes editar y eliminar etiquetas.

El método completo para clasificar chats por quién mueve el siguiente paso está en cómo organizar a tus clientes en WhatsApp Web.

Las mismas ideas en Retomo

Retomo es una extensión de Chrome para escritorio que abre un panel junto a WhatsApp Web. En cada chat guardas notas, etiquetas, un estado y la fecha del próximo seguimiento. Etiquetas y estados los creas tú, y la extensión trae algunos de ejemplo.

No son las etiquetas de WhatsApp Business: son independientes, y lo que creas en una no aparece en la otra. Tus seguimientos se guardan en tu navegador.

La regla de etapa, tipo y urgencia sirve igual. La urgencia, además, puede ser una fecha: en lugar de una etiqueta «Prioritario», eliges cuándo quieres que Chrome te avise.

Retomo no envía, no programa ni automatiza mensajes, y no lee el contenido de tus mensajes. Sí lee el nombre visible del chat abierto y lo guarda con el seguimiento. Sus recordatorios son avisos para ti, no para tus clientes.