Cómo ordenar tus chats de WhatsApp por fecha, fijados y listas

Cómo ordena WhatsApp tus chats

En las guías de ayuda de WhatsApp sobre chats no aparece un ajuste para elegir el criterio de orden de la lista. Lo que sí documentan es cómo destacar chats, ocultarlos y ver solo un grupo. Son cuatro herramientas:

• Fijar deja hasta tres chats en la parte superior de la lista.
• Archivar oculta chats de la lista sin borrarlos.
• Filtros y listas muestran solo un grupo de chats: no leídos, favoritos, grupos o las listas que armes.
• Marcar como no leído deja una señal en un chat que ya abriste.

La ayuda oficial aclara además que dentro de las listas Todos, No leídos y Grupos no se pueden reorganizar los chats. Los pasos de fijar, archivar y marcar como no leído son los de la versión web de la ayuda oficial; en ella, «el ícono» es un ícono que WhatsApp muestra en cada paso sin nombrarlo.

¿Se pueden ordenar los chats por fecha?

No de la forma en que se ordena una hoja de cálculo: la ayuda oficial no describe un ajuste para ordenar por fecha. Distingue dos fechas:

• La posición de un chat en la lista. Fijar, archivar y filtrar permiten destacar u ocultar chats y elegir cuáles ves; no equivalen a elegir un criterio de orden por fecha.
• La fecha en que tú debes retomar un chat. La fecha del próximo seguimiento debes registrarla tú, junto al chat y al siguiente paso.

Si tu problema es el segundo, una nota así basta:

Retomar con [nombre] el [fecha]: confirmar si aprobó [concepto] y, si no, preguntar qué falta.

Con una nota por cada chat pendiente, ordenar por fecha es ordenar las notas. El método completo para decidir qué anotar está en la guía para organizar clientes en WhatsApp Web.

Fijar los chats que usas cada día

Puedes fijar hasta tres chats y quedan arriba de la lista. En WhatsApp Web:

1. Haz clic en el chat que quieras fijar y luego en el ícono que muestra la ayuda de WhatsApp.
2. Haz clic en Fijar.

Para quitarlo, haz clic en el chat fijado, luego en el ícono y en Desfijar.

Con solo tres lugares, fija los chats que necesitas tener a mano, por ejemplo la conversación con la entrega de esta semana o el cliente que espera una respuesta, y desfíjalos cuando dejen de ser prioritarios.

Archivar sin perder nada

Archivar saca un chat de la lista y no lo elimina. En WhatsApp Web, pasa el mouse por el chat, haz clic en el ícono y elige Archivar chat. Para verlos, haz clic en Archivados, en la parte superior de tus chats. Para devolverlo a la lista, pasa el mouse por el chat archivado y elige Desarchivar chat.

Según la ayuda oficial, antes de archivar un chat con un cliente ten en cuenta:

• Archivar no borra el chat ni guarda una copia de seguridad.
• Si recibes un mensaje nuevo, el chat sigue archivado, salvo que hayas desactivado la opción «Mantener los chats archivados en tu teléfono».
• No recibes notificaciones de los chats archivados, a menos que alguien te mencione o te responda.

Antes de archivar un chat pendiente, anota cuándo revisarlo: si recibe una respuesta, puede pasar inadvertida. El número junto a Archivados te dice cuántos chats archivados tienen mensajes sin leer; míralo de vez en cuando.

Filtros y listas de chats

Según la ayuda oficial, las listas son filtros que muestran solo una parte de tus chats. Describe cuatro predeterminadas:

• Todos: la vista predeterminada de todos tus mensajes.
• No leídos: los chats con mensajes que marcaste como no leídos o que aún no abriste.
• Favoritos: los chats de tus contactos favoritos.
• Grupos: todos tus chats grupales en un solo lugar.

Según esa ayuda, la lista elegida permanece activa hasta que cambias la vista del filtro o sales de WhatsApp y vuelves a abrir la aplicación.

Además puedes crear listas propias, por ejemplo «Por cobrar», «Cotizaciones» o «Esta semana». Según la guía oficial, crearlas y administrarlas no está disponible en la app web, pero sí en Android e iOS. En Android, mantén presionado un chat, toca el ícono, elige Añadir a la lista y selecciona o crea la lista; una lista necesita al menos un chat.

Puedes agrupar chats por tema; eso no explica cómo se ordenan dentro de la lista. Si lo que buscas son marcas de color por cliente, hay una guía aparte sobre cómo poner etiquetas en WhatsApp Web y en Business.

Marcar como no leído lo que falta responder

Puedes marcar como no leído un chat que abriste y aún no resolviste. En WhatsApp Web, pasa el mouse por el chat, haz clic en el ícono y elige Marcar como no leído. Para varios a la vez: ícono, Seleccionar chats, elige los chats y vuelve a usar el ícono con Marcar como no leído.

La marca solo aparece para ti: quien te escribió sigue viendo el mensaje como leído. Según la ayuda de listas, la lista No leídos incluye los chats que marcas como no leídos.

Para algo que debes retomar dentro de tres días, anótalo con fecha o usa un recordatorio. Las opciones están en cómo poner un recordatorio en WhatsApp.

Cuando lo que necesitas es ordenar pendientes

Si el orden que buscas es «primero lo que toca antes», lo que ordenas son pendientes, no chats.

Retomo es una extensión de Chrome para escritorio que hace esa lista dentro de WhatsApp Web. Abre un panel lateral junto al chat y, por cada uno, guardas notas, etiquetas, un estado y la fecha del próximo seguimiento. La lista «Seguimientos» del panel ordena por fecha próxima los chats a los que les pusiste fecha; los que no tienen fecha quedan al final. No cambia el orden de la lista de chats de WhatsApp: esa la sigues manejando con fijar, archivar y las listas.

Cuando llega la fecha, Chrome te muestra una notificación con el nombre del chat. El aviso es para ti, no para tu cliente. Retomo no envía, programa ni automatiza mensajes y no lee su contenido; guarda en tu navegador las notas y fechas que tú escribes, y el nombre visible del chat abierto. Si lo que te falta es no dejar chats sin retomar, revisa también cómo no perder clientes por falta de seguimiento.