WhatsApp o WhatsApp Business: qué cambia y cuál te conviene

Lo que es igual en las dos

WhatsApp y WhatsApp Business son dos aplicaciones diferentes, pero funcionan de forma parecida. Según la ayuda de WhatsApp, con Business haces lo que haces usualmente, como enviar mensajes y fotos.

Un dato que comparten: cada cuenta se verifica con un solo número de teléfono, con un código de seis dígitos que llega por SMS.

Lo que ofrece WhatsApp Business

Herramientas para atender clientes desde el teléfono:

• Perfil de empresa. Muestra el nombre, la descripción, la dirección, el horario comercial y la categoría. También puedes compartir el correo y el sitio web.
• Catálogo. Sirve para mostrar tus productos y servicios, de modo que los clientes los vean y te escriban con preguntas.
• Respuestas rápidas. Son accesos directos a los mensajes que envías seguido: escribes / en un chat y eliges la respuesta. Para usarlas en la computadora, consulta respuestas rápidas en WhatsApp Web.
• Mensajes de bienvenida y de ausencia. Se envían automáticamente: el de bienvenida cuando un cliente te escribe por primera vez o tras un periodo de inactividad, y el de ausencia a quien te escribe mientras está activo. El detalle está en la guía de mensajes de bienvenida y ausencia.

Para organizar tus chats con etiquetas o listas, mira WhatsApp Business como CRM.

Lo que ven tus clientes

Pueden notar que usas Business si abren tu perfil: el de una empresa aparece etiquetado como cuenta de WhatsApp Business. Además, cualquiera que tenga tu número guardado puede ver tu perfil de empresa.

El nombre que ven en su lista de chats depende del tipo de cuenta. Con una cuenta de empresa estándar ven el nombre con el que te guardaron, o solo tu número si no te guardaron.

Un tercer producto que no es este

Existe además la plataforma de WhatsApp Business, que WhatsApp dirige a empresas medianas y grandes con mucho volumen de conversaciones. Este artículo habla solo de la app.

Tener las dos en el mismo celular

Sí se puede. WhatsApp permite usar WhatsApp y WhatsApp Business a la vez en el mismo teléfono, siempre que cada cuenta esté asociada a un número de teléfono diferente.

Para instalar la segunda:

1. Descarga WhatsApp Business desde Google Play Store o App Store. Es una app aparte.
2. Ábrela y acepta las condiciones del servicio.
3. Si la app te propone el número que usas en WhatsApp y no es el que quieres para el negocio, elige la opción «Usar un número diferente». Así lo describe la ayuda de WhatsApp para Android.
4. Verifica el número nuevo con el código de seis dígitos que llega por SMS o por llamada. No compartas ese código con nadie.
5. Crea el perfil de empresa: nombre, categoría, horario y descripción.

Sobre el número:

• Para registrarte en Business sirve un número móvil o uno de línea fija. Los números de VoIP no se pueden registrar.
• La función de varias cuentas de WhatsApp está disponible solo en dispositivos móviles. Para la computadora, mira dos cuentas de WhatsApp Web.

Si vas a separar tu número personal del del negocio, avisa a tus clientes con un mensaje que puedas copiar:

Hola, [nombre]. Desde ahora atiendo pedidos y consultas en este número: [número del negocio]. Guárdalo como [nombre del negocio] para encontrarme fácil.

El mismo número en las dos: lo que se puede y lo que no

El mismo número no puede estar en las dos apps al mismo tiempo, y no es posible añadir un segundo número a una misma cuenta. Sí puedes pasar tu cuenta de WhatsApp a Business, o de Business a WhatsApp, y tener las dos apps activas con un número distinto en cada una.

Pasar de WhatsApp a Business: qué pasa con tus chats

La ayuda de WhatsApp dice que se puede transferir la cuenta, incluidos el historial de chats y los archivos multimedia, a una cuenta de WhatsApp Business.

Los pasos que describe para Android, en orden:

1. Haz una copia de seguridad de tu cuenta antes de empezar. WhatsApp lo recomienda.
2. Actualiza WhatsApp y descarga WhatsApp Business.
3. Abre Business y acepta las condiciones. La app identifica el número que usas en WhatsApp: tócalo para seguir con él.
4. Permite que la app acceda a tu historial de chats y a tus archivos multimedia.
5. Escribe el código de seis dígitos que llega por SMS.
6. Crea tu perfil de empresa.

En iPhone, la ayuda indica que al verificar el número WhatsApp busca copias de seguridad asociadas a él, y que si encuentra una es posible que puedas restaurar tu historial de chats. Como el proceso varía entre sistemas, sigue las pantallas de tu teléfono.

Y si quieres volver

También puedes regresar a WhatsApp desde Business y llevar tu historial de chats. Lo que no viaja es lo creado con funciones exclusivas de Business, como los catálogos y las colecciones. Si vas a volver, haz antes una copia de seguridad.

Cuál te conviene según tu uso

• No tienes un negocio. Quédate con WhatsApp. La propia ayuda de WhatsApp aclara que sin una empresa no hace falta descargar la otra app.
• Atiendes clientes desde el celular y repites las mismas respuestas. Business te da respuestas rápidas y un perfil donde poner tu horario y tu dirección.
• Quieres que te encuentren y vean qué ofreces. El perfil de empresa y el catálogo están pensados para eso.
• Mezclas chats personales y de clientes. Usa las dos apps con dos números y cada tema queda en su sitio.
• Manejas un volumen grande de conversaciones. WhatsApp describe su plataforma de WhatsApp Business como una opción para empresas de mediana a grande que gestionan grandes volúmenes de conversaciones.

Un texto que puedes pegar en la descripción del perfil de empresa y adaptar:

[Qué haces] para [a quién] en [ciudad o zona]. Atención de [día] a [día], de [hora] a [hora].

Este artículo trata de las apps del teléfono. Si tus chats los trabajas en la computadora, Retomo es una extensión de Chrome para escritorio que abre un panel lateral junto a WhatsApp Web. En cada chat guardas una nota, etiquetas y la fecha del próximo seguimiento, y Chrome te avisa cuando llega. Retomo nunca envía, programa ni automatiza mensajes. No lee el contenido de tus mensajes; sí lee el nombre visible del chat abierto y lo guarda con el seguimiento.