Plantilla para dar seguimiento a clientes: tabla lista, filas de ejemplo y fórmulas

La plantilla lista para copiar

Copia esta plantilla de seguimiento de clientes en una hoja de cálculo y registra una fila por asunto pendiente. Tendrás el próximo paso junto a su fecha, sin reconstruirlo cada vez que revises tus ventas. Puedes usarla para contactos por teléfono, correo o WhatsApp.

Pega los encabezados desde A1. Las columnas van de A a H en ese orden: Cliente en A, Canal en B, Etapa en C, Último contacto en D, Próximo paso en E, Fecha en F, Monto en G y Nota en H. Las fórmulas de abajo dependen de esas letras.

Cliente	Canal	Etapa	Último contacto	Próximo paso	Fecha	Monto	Nota
[cliente]	[canal]	[etapa]	[fecha de contacto]	[acción concreta]	[fecha de revisión]	[monto]	[acuerdo breve]

La primera fila de datos debe quedar en la fila 2.

Sustituye los marcadores antes de trabajar. Introduce D y F como fechas reconocidas por tu hoja, sin horas. En G, reemplaza [monto] por el importe de referencia o deja la celda vacía si no corresponde. Para adaptar la estructura a tu proceso, consulta la guía para armar un CRM básico para WhatsApp.

Cinco filas de ejemplo

Usa estas filas ficticias como práctica; no representan personas ni operaciones reales. Pégalas debajo de los encabezados, en lugar de la fila con marcadores. Las columnas D y F llevan expresiones que la hoja convierte en fechas.

Cliente	Canal	Etapa	Último contacto	Próximo paso	Fecha	Monto	Nota
Cliente A	Teléfono	Por cotizar	=TODAY()-10	Preparar propuesta de dos opciones	=TODAY()-3	[monto]	Pidió comparar alcances
Cliente B	Correo	Propuesta enviada	=TODAY()-5	Confirmar si necesita ajustar cantidades	=TODAY()	[monto]	Recibió la propuesta
Cliente C	WhatsApp	Esperando respuesta	=TODAY()-2	Revisar si confirmó la opción elegida	=TODAY()+3	[monto]	Acordó responder después de revisarla
Cliente D	Teléfono	Por entregar	=TODAY()-1	Confirmar horario de entrega	=TODAY()	[monto]	Falta definir el horario
Cliente E	Correo	Cerrado	=TODAY()-20	Sin acción pendiente	=TODAY()-7	[monto]	Entregado y confirmado

Adapta el nombre de la función y el separador al idioma de tu hoja. Como TODAY cambia cada día, sustituye esas expresiones por fechas fijas cuando uses datos reales.

La fecha pasada del último ejemplo es deliberada: sirve para comprobar que un asunto cerrado no aparece como vencido. Después de esa prueba, puedes vaciarla. Si un cliente tiene dos asuntos distintos, crea dos filas y distingue el asunto en la nota; no combines dos fechas en una celda.

Cómo escribir el próximo paso

Empieza con un verbo y termina con algo que puedas comprobar. «Dar seguimiento» no indica qué hacer al abrir la hoja. «Confirmar si necesita ajustar cantidades» sí permite preparar una pregunta concreta.

Reescribe las entradas vagas antes de asignarles fecha:

• «Pendiente de propuesta» pasa a «Preparar propuesta de dos opciones».
• «Ver entrega» pasa a «Confirmar horario de entrega».
• «Cliente interesado» pasa a «Preguntar qué opción quiere revisar».

Escribe la acción que te corresponde incluso cuando esperas una respuesta. Así, «Revisar si confirmó la opción elegida» te pide comprobar el acuerdo antes de decidir si debes contactar. No convierte cada vencimiento en una orden de enviar otro mensaje.

Si decides escribir, traduce la acción a una sola petición:

Hola, [nombre]. Sobre la propuesta de [servicio], ¿necesitas que ajuste alguna cantidad antes de continuar?

Registra después el resultado real. «Pidió revisar una cantidad» describe lo ocurrido; «seguramente aceptará» es una suposición que puede distorsionar tu próxima revisión.

Fechas que se marcan solas cuando vencen

Añade Revisión en I1 y Días vencidos en J1. La primera fórmula clasifica el pendiente; la segunda cuenta los días transcurridos desde su fecha. Estos ejemplos usan nombres de funciones en inglés y comas como separadores; adapta el idioma y el separador a la configuración de tu hoja.

En I2 escribe:

=IF(C2="Cerrado","Cerrado",IF(F2="","Sin fecha",IF(ISNUMBER(F2),IF(F2<INT(NOW()),"Vencido",IF(F2=INT(NOW()),"Del día","Pendiente")),"Revisar fecha")))

En J2 escribe:

=IF(I2="Vencido",INT(NOW())-F2,0)

Copia ambas fórmulas hacia abajo hasta la última fila de datos. Al añadir un cliente, copia la fila anterior completa, con I y J, o arrastra otra vez las fórmulas: una fila sin fórmula en Revisión no aparece en ningún filtro. Si J aparece como fecha, cámbiale el formato a número para ver días. INT(NOW()) toma la parte entera de la fecha y hora del cálculo; la comparación trabaja por día, no por hora de vencimiento.

Selecciona las celdas de datos de I y crea una regla de formato condicional que compare el texto de la celda con «Vencido» y aplique fondo rojo. Puedes añadir otra regla para «Del día», con un color distinto.

La fórmula solo trata como terminado el texto exacto «Cerrado» en la columna Etapa. Si además usas otra etapa final, como «Perdido», añade su condición a la fórmula o escribe «Cerrado»; también puedes limitar Etapa a una lista de valores que incluya «Cerrado». En caso contrario, un asunto perdido con fecha pasada figurará como vencido. El texto permite distinguir el estado sin depender del color.

Comprueba la configuración con las cinco filas: A debe decir «Vencido», B y D «Del día», C «Pendiente» y E «Cerrado». Vacía después una fecha activa: debe mostrar «Sin fecha». Escribe temporalmente «por confirmar» en esa celda: debe mostrar «Revisar fecha». Sustitúyelo por una fecha válida al terminar.

La regla comprueba que F sea numérica, pero no distingue una fecha de un número escrito por error. Revisa que cada celda muestre la fecha que pretendías introducir. El color se actualiza al recalcular la hoja; no equivale a una notificación.

La vista del día: qué revisar primero

Filtra Revisión por «Vencido» y «Del día» y ordena Fecha de la más antigua a la más reciente. Aplica el filtro y la ordenación a la tabla completa, de A a J, para conservar cada cliente junto a sus datos.

Al revisar una fila, decide si ejecutar el paso, cambiarlo por un acuerdo nuevo o cerrar el asunto. Si pospones, anota el motivo y fija otra fecha. Mover todas las fechas sin revisar las notas solo oculta el retraso.

Después del repaso, quita el filtro y busca «Sin fecha», «Revisar fecha» y Revisión vacía. Son pendientes que la vista del día deja fuera. Actualiza cada fila tras una conversación relevante y reserva el final de la jornada para corregir estos huecos.

Dónde se queda corta una hoja de cálculo

La hoja depende de que vuelvas a abrirla y traslades los acuerdos desde cada canal. Si trabajas principalmente en chats, puedes acabar manteniendo el mismo pendiente en dos lugares. El método de seguimiento de clientes en WhatsApp Web desarrolla esa forma de trabajo.

Retomo es una extensión de Chrome para escritorio: guarda estado, nota y fecha junto al chat en WhatsApp Web. Cuando llega la fecha, Chrome muestra un aviso para ti. Retomo no genera hojas de cálculo. Nunca envía, programa ni automatiza mensajes y no lee el contenido de tus mensajes; sí guarda el nombre visible del chat con el seguimiento. Elige dónde mantener tus pendientes para que actualizar una herramienta no deje desactualizada la otra.